Kontrol Belgesi

Enstitü Başkanlığımız tarafından, talep eden firmalara verilmekte olan Kontrol Belgelerine ilişkin olarak yayımlanan İthalat Tebliği, “İş Sağlığı ve Güvenliğini Etkileyen Bazı Maddelerin İthaline İlişkin Tebliğ (İthalat: 2023/13)” Resmi Gazetenin 31 Aralık 2022 tarih 32060 sayılı 3. Mükerrer sayısında yayımlanmıştır. Resmi gazeteye ait link: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2022/12/20221231M3-17.pdf

Enstitü Başkanlığımızca ilgili firmaların talebi üzerine verilen Kontrol Belgesi ücreti, 04 Ocak 2024 tarihi itibari ile 6000 TL (KDV dâhil), analiz ücreti(analiz gerektiren Tolüen ve Ksilen izomerleri için) 7200 TL (KDV dâhil) olarak belirlenmiştir.

“Sayın ilgililer, Bakanlıkların ayrılması sonucu KBS başvurularında kullanılan internet adresi sertifika nedeni ile 11/08/2022 tarihinde kapatılacaktır. 10/08/2022 tarihinde KBS başvurularında kullanılacak internet adresi; kbs.csgb.gov.tr olacaktır. Diğer adresten herhangi bir yönlendirme olmayacaktır. KBS ye yukarıda belirtilen adres üzerinden giriş yapmanız gerekmektedir.”

Enstitü Başkanlığımıza Kontrol Belgesi sisteminden yapılan başvuru sonucunda(ödeme yapılan ücretin) oluşturulan Kontrol Belgesi faturalarının elden teslim edilmesi mesai saatleri içerisinde 14:00 -17:00 arasında yapılacaktır. Faturaların teslim edilmesi sırasında firma yetkililerinin veya temsilcilerinin vekâletname beyan etmesi zorunludur. Vekâletnamesi olmayan veya beyan edemeyenlere kesinlikle elden fatura teslim edilmeyecektir. e posta göndererek faturalarının adreslerine kargo ile gönderilmesini talep eden FİRMA VEKİLLERİNİN(Gümrük Müşaviri veya diğer vekiller) e posta ekine firmanın kendilerine vermiş olduğu geçerli olan vekâletnamenin örneğini de ekleyerek talepte bulunmaları gerekmektedir. Bu şekilde olmayan taleplerde Fatura firmanın resmi adresine iletilecektir.

Enstitü Başkanlığımıza Kontrol Belgesi sisteminden yapılan başvuru sonucunda(ödeme yapılan ücretin) oluşturulan Kontrol Belgesi faturalarının 15 (Onbeş) İş günü içerisinde teslim alınmaması durumunda anlaşmalı olduğumuz kargo firması ile sistemde kayıtlı olan adresinize gönderilecektir. Bu nedenle de faturalarınızın elden zamanında teslim alınması veya kargo yapılmasının talep edilmesi ile ilgili olarak ilgili birim ile irtibata geçmeniz önemle rica olunur.

Enstitü Başkanlığımızca, Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanan İthalat Tebliği (İthalat 13) kapsamında ilgili firmalar ve şahıslar (şahıs firmaları) tarafından talep edilen ve Kontrol Belgesi başvurularında istenilen, ithalatı yapılan kimyasala ait Türkçe Güvenlik Bilgi Formunun (GBF), hazırlandığı dönemde geçerli bir sertifikaya sahip kişice hazırlanmış olmasının yeterli olacaktır. GBF de meydana gelecek her türlü değişikliğin veya güncellemenin ilgili kurum, firma ve/veya kişilere bildirilmesinin ve uygulamasının bildirimi tamamen ithalatı yapan firmanın sorumluluğundadır. Bu sebeple başvuru sırasında kullanılan belgelerin geçerli ve en son hali olduğu ilgili mevzuat çerçevesinde kabul edilecektir. Örnek olarak, 02 Ocak 2018 tarihinde alınan ve 02 Ocak 2021 tarihine kadar geçerli olan bir GBF Hazırlayıcı sertifikasına sahip kişice hazırlanan GBF, 2022 yılı ve daha sonraki zamanlarda da geçerli kabul edilecektir. GBF de meydana gelen her türlü yenilenme ve farklı bir değişikliğin bildirimi tamamen İthalatçı firmanın sorumluluğundadır.

Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile bazı Bakanlık isimlerinde değişiklikler yapılmıştır. Yapılan bu değişiklikler sonucu (Kararnamenin yayınlanmasından sonra), Kontrol Belgesi Sistemi (KBS) kullanılarak yapılacak olan Kontrol Belgesi başvuruları için kullanılacak olan ve KBS ye yüklenen vekâletnamelerde yer alması gereken bakanlık ismi ve/veya kurum ismi: T.C. ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI, kurum ismi ise İş Sağlığı ve Güvenliği Araştırma ve Geliştirme Enstitüsü Başkanlığı şeklinde olmalıdır. Sisteme yüklenecek vekâletname sayısı birden fazla ise vekâletnamelerin tamamı tek Pdf Dosyası halinde 2 Mb geçmeyecek şekilde ve okunaklı olacak şekilde taranarak sisteme yüklenecektir. Vekâletnameler eksiksiz taranmalı, vekâletname üzerinde Firma Yetkilisinin(eğer sisteme giriş yapan yetkilinin ismi vekâletnamede yoksa imza sirküleri de eklenmelidir, firma adına işlem yapabildiğine dair) ve Firma Kullanıcısı olarak tanımlanan kişinin isimleri mutlaka olmalıdır. Eğer Gümrük Müşavirliğine verilmiş bir vekâletname var ise Gümrük Müşavirliğinin çalışanına vermiş olduğu vekâletnamede, diğer vekâletname ile birlikte taranarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Vekâletname üzerinde süre sınırı bulunuyorsa bu süre asla aşılmamalıdır. Yukarıda belirtilen şekilde sisteme yüklenmeyen ve uygun olmayan geçersiz vekâletnameler iade edilecektir. İşlemlerinizde gecikme olmaması için belirtilen uyarıları dikkate alınız.

Kontrol Belgesi başvurusu yapacak firmalardan, başvuru esnasında Güvenlik Bilgi Formu(GBF) ve ürüne ait fatura istenmektedir. GBF nin Türkçe ve ilgili yönetmelik uyarınca GBF Hazırlama Sertifikasına sahip kişilerce hazırlanmış olma şartı aranmaktadır. Bu şartı sağlamayan belgeler iade edilmektedir. KBS de, GBF ilgili yere yüklenmelidir. Belirtilen alanın dışında başka bir alana GBF yüklenmeyecektir. Ürüne ait faturada, Ürün Faturası alanına yüklenecektir. GBF ile birlikte GBF Hazırlayıcı Sertifikası da yüklenecek ise her iki belge, tek pdf Dosyası haline getirilerek yüklenmelidir. Sadece Sertifika diğer belgeler bölümüne de yüklene bilir. Bazı özel durumlarda istenilen farklı belgeler olursa diğer belgeler bölümüne yüklenebilir.

Enstitü Başkanlığımızın vermiş olduğu Kontrol Belgelerinin geçerlilik süresi onaylandığı tarihten itibaren 1(bir) yıldır. Tek Pencere Portal Sistemi (TPS) üzerinden belge oluşturulurken süre sonu olarak başvuru tarihinden sonra ki 1 yıl süre olarak girilmelidir. Başvuru esnasında süre sonu tarihi sisteme 1 yıl olarak girilmez ise sistem süre sonunu 1 gün olarak vermektedir. Bu durumda düzeltme için dilekçe ile başvuru yapılması ve süre sonu uzatma talebi yapılması gerekmektedir. Belge süre sonu tarihi ile ilgili olarak sisteme fazla süre girilmesi durumunda oluşacak yasal işlemlerden Enstitü Başkanlığımız sorumlu değildir. İşlemlerinizde gecikme yaşamamak için süre sonuna dikkat ediniz. Örnek olarak, başvuru tarihi 10/12/2021 ise Süre Sonu Tarihi 10/12/2022 olmalıdır. Kontrol Belgesi Ödemelerine İlişkin Duyuru Ödeme yapılacak olan kredi kartının (VISA, MASTERCARD, MAESTROCARD, AMEX vb.) internet işlemlerine açık ve 3D güvenli ödemeye tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu ödeme sırasında cep telefonunuza onay kodu geldiği için, banka bilgilerinde kartın bağlanacağı cep telefonu numarası bilgisinin güncel olması gerekmektedir.

Cevap: Kontrol belgesine sistemine giriş yapmak için öncelikle başvuru yapacak firma yetkilisinin https://kbs.csgb.gov.tr/#/oturum/giris” adresinden e- imza kullanarak giriş yapması gerekmektedir. Kontrol Belgesi Sistemi KBS Tek Pencere Portal Sistemi TPS olarak ifade edilmektedir.

Cevap: KBS sitemine Google Chrome, Mozilla Firefox vb. tarayıcılarından giriş yapabilirsiniz. e-imza ile işlem yapacağınız bilgisayarınızda java uygulaması yüklü olmalıdır. (e imza uygulamasının çalışması için)

Cevap:Kontrol belgesi sistemine giriş yapamıyor iseniz Firmanızın SGK da yetkilisi olarak tanımlı olup olmadığınızın kontrol edilmesi gerekmektedir. Eğer tanımlı iseniz firmanızın NACE kodlarının doğru olup olmadığına bakılması gerekmektedir. Bu bilgilerin güncellenmesi gerekmektedir. Yukarıda belirtilen durumlardan farklı olarak, Firmanızın SGK da tanımlı yetkilisi değil iseniz, ilgili SGK Müdürlüğüne başvurarak kendinizi “Yeni Kişi” olarak Firma Tescil Bölümüne (güncellenme değil) ekletmeniz gerekmektedir. Sistem 24 saat içerisinde tanımaktadır. Tüm bunları yaptığınız halde sisteme giriş yapamıyor iseniz İSGÜM ile irtibata geçiniz.

Cevap: Sisteme giriş yaptınız ancak üyelik sözleşmesi ve diğer belgeleri e-imza ile-imzalayamıyor iseniz, kullanmış olduğunuz bilgisayar da bulunan anti virüs programları, fire Wall lar tarafından e-imzanız açılması engelleniyordur. Bu nedenle bu programları geçici olarak devre dışı bırakınız. Bazı firmaların kullanmış olduğu internet ağları da e-imzanın çalışmasını engellemektedir. Bu nedenle kullanmış olduğunuz ağ üzerinde de engelleme olup olmadığının kontrol edilmesi gerekebilir.

Cevap: Sisteme Giriş yaptıktan sonra “Firma Yetkilisi” başvuruyu yapabilir. Firma başka bir Firmanın Yetkilisini veya çalışanını (Gümrük Müşaviri) Kontrol Belgesi Başvurularını yapmasını ve takip etmesini istiyor ise; Firma Yetkilisi sisteme giriş yapar, firma adına vekâletname vermiş oldukları kişiyi “Firma Kullanıcısı” olarak sisteme tanıtır ve Kullanıcı olarak tanıtılan kişiye verilen vekâletnameyi sisteme yükler. Sisteme yüklenen vekâletname İSGÜM tarafından uygun bulunur ve onaylanır ise başvuruyu Firma Kullanıcısı yapabilir. Firma Kullanıcısının da e-imzası olması gerekmektedir. Eğer Vekâletnameyi imzalayamıyor iseniz yüksek çözünürlükte taranmış olabilir. Bu nedenle çözünürlüğü düşük ama okunaklı ve net olarak tarayıp yüklemeniz gerekmektedir. Eski belgeyi kaldırdıktan sonra CRTL F5 ile sayfayı yenileyerek yeni belgenin sisteme yüklenmesi daha iyi sonuç verecektir. Sisteme yüklenen Vekâletname veya imza sirkülerinde mutlaka Firmaya ait bilgiler, “Firma Yetkilisinin” adı soyadı kimlik numarası ile Firma Kullanıcısı olarak tanımlanan kişinin adı soyadı ve kimlik numarası yer almalıdır. Bu bilgilerin yer almadığı vekâletnamelere onay verilmez.

Cevap: Kontrol Belgesi başvurusu yapmak için öncelikle E devlet üzerinden Ticaret Bakanlığının TPS bölümüne giriş yapılarak, ithal edilecek ürün için başvuru yapılır. Bu başvuru yapılıp onaya sunulduktan sonra sistem otomatik olarak bir numara verir (TPS numarası). Tek Pencere Sistemine (TPS) yapılan başvurudan sonra https://kbs.csgb.gov.tr/#/oturum/giris” (e devlet üzerinden giriş yapılmaktadır) Adresinden e-imza kullanılarak sisteme giriş yapılır. Sistem üzerinden Kontrol Belgesi başvuruları aşama aşama takip edilerek ödeme işlemi yapılarak işlem tamamlanır. Bu işlemler sonucunda sistem bir başvuru numarasını otomatik olarak verir. Bu aşamadan sonra Fatura Kesme işlemi Enstitü Başkanlığınca yapılır ve başvuru sistem Yöneticisine işlemleri yapılmak üzere düşer.

Cevap: Öncelikle Başvurusunu yapacağımız ürüne ait bilgileri Tek Pencere Sistemi üzerinden ürünün, adı, varsa kod numarası, miktarı, fatura no su, birimi(Litre, Kg, adet vb.) dikkatlice eksiksiz doldurulur(TPS de ve isteniyor ise KBS de). Kontrol Belgesi Sistemine giriş yapıldıktan sonra başvuruda TPS de verilen numara sisteme girilir. Bu işlemden sonra bilgiler otomatik olarak gelir. Bu aşamadan sonra ürüne ait fatura istenilen yere daha sonra GBF (Güvenlik Bilgi Formu) istenilen yere yüklenir. Bu bilgilerin istenildiği yere hiçbir surette farklı bir belge yüklenemez, aksi durumda belgenin kesin iade nedenidir.

Kontrol Belgesine (başvuru yapıp ödemesini gerçekleştirme işlemi sonrasında, fatura kesim işlemi ve diğer tüm aşamalarını)belgenizin durumunu hem KBS sisteminden hem de TPS (Tek pencere Sistemi) üzerinden takip edebilirsiniz. Belgeniz onaylanmış veya ret edilmiş olsun sistem üzerinde görülecektir.

Cevap: Kontrol Belgeniz KBS den iade edildi ise TPS de de iade edilmiştir. Bu durumda öncelikle TPS de iade edilen belge güncellenerek(iade sebepleri dikkate alınmak suretiyle) tekrar onaya sunulur. Daha sonra KBS ye giriş yapılır ve TPS de tekrar onaya sunulan belge üzerinde istenilen düzeltmeler yapılarak sistemde belgenin tekrar işleme alınması sağlanır. Kontrol Belgesi için yapılan bir başvuru iade edilmiş ise iade edilen belge için kesinlikle yeni bir TPS başvurusu yapılmaz. İade edilen belge güncellenerek(eksiklikler giderilerek) sistem üzerinden tekrar onay için sunulur.

Cevap: Belgeniz onaylandıktan sonra onaylanan belge için TPS de GTP değişikliği, süre sonu hatalı girişi, menşei ülke değişikliği, ürünün birimi(Kg, Adet, L. vb. gibi) değişiklik talepleri için Enstitü Başkanlığımıza KEP üzerinden, kargo ile veya elden dilekçe ile başvuru yapılması gerekmektedir. İletişim bilgileri Enstitü Başkanlığı internet sayfasında yer almaktadır. KEP üzerinden gönderilen dilekçe ve eklerinin PDF formatında olması gerekmektedir.

Cevap: KBS ye giriş yapıp, daha önce Kontrol Belgesi için başvuru yapmış olduğunuz firmanın, ismi, nevi(Ldt. ken A.Ş. oldu ise), vergi numarası, vergi dairesi, firma adresi gibi bilgilerinde meydana gelen değişiklikler için, Enstitü Başkanlığımıza bir dilekçe ve ek olarak da değişikliğe dair resmi bir belgenin örneğini (Ticaret Sicil Gazetesi veya Noter Belgesi örneği) ekleyerek KEP üzerinden, kargo ile veya elden Başkanlığımıza başvuru yapılması gerekmektedir. İletişim bilgileri Enstitü Başkanlığı internet sayfasında yer almaktadır. KEP üzerinden gönderilen dilekçe ve eklerinin PDF formatında olması gerekmektedir.

Cevap: Firma başvurusu onaylandıktan sonra, Kontrol Belgesi için dilekçe ile herhangi bir güncelleme talebinde bulundu ise talep edilen değişikliğin yapılıp yapılmadığını(talep uygunsa yapılır), Tek Pencere Portal Sistemine(TPS) giriş yaptıktan sonra: Ekranında, “Belge No” alanına tıkladığında belgenin güncel halini görebilir.

Cevap:İthalat tebliğinde yer almayan bir GTP numarası ile başvuru yaptınız ve belgeniz iade edildi ise; kesinlikle TPS ve KBS başvurularınızı silmeyiniz. Daha sonraki bir başvurunuzda iade edilen belge üzerinden bilgileri güncelleyerek istediğiniz başvurunuzu yapabilirsiniz. İşlemlerinizin gecikmemesi ve başvurularınızın iade edilmemesi için sistem üzerinden yayınlanan duyuruları, bu sayfada yer alan bilgileri ve internet sayfamızda yayınlanmış olan duyuruları dikkate almanızı önemle rica ediyoruz